VNTAC - Tax Accounting Consultancy

19/05/2026

HỒ SƠ CHỨNG MINH CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ — TƯ DUY BẢO VỆ TỪ A ĐẾN Z THEO NGHỊ ĐỊNH 320/2025

12/05/2026

theo dõi Mr Wick Kiểm toán

02/05/2026

Kế toán xây dựng không chỉ là ghi sổ, mà là theo dõi toàn bộ dòng tiền và chi phí của từng công trình từ lúc nhận hợp đồng đến khi quyết toán.

Mỗi công trình giống như một “dự án riêng”, cần được quản lý chặt chẽ:

* Chi phí bao nhiêu?
* Có vượt dự toán không?
* Hồ sơ đã đủ để bảo vệ khi quyết toán thuế chưa?

Quy trình dưới đây là mình trong quá trình đi làm mình thấy DN xây dựng, và cũng có thêm những chỉnh sửa từ phía mình. Mấy bạn kế toán mới tham khảo để làm tốt hơn nha. Còn những anh chị đã quá kinh nghiệm thì mình lướt qua thôi ạ. Chứ đừng zô để lại bình luận khiểm nhã nhá.
Nói luôn là Khoa ko giỏi, ko dạy ai. Khoa chỉ chia sẽ trong hiểu biết cá nhân vì từng làm kế toán xây dựng, từng làm việc với nhiều công ty xây dựng và giờ là trên phương diện là cơ quan thuế nhìn xuống doanh nghiệp:
- Kiểm soát chi phí theo từng công trình
- Hạch toán đúng, đủ, không bị loại chi phí
- Làm việc chắc tay khi quyết toán thuế

Dưới đây là quy trình chung mà theo mình DN nên tham khảo:

BƯỚC 1: NHẬN HỢP ĐỒNG CÔNG TRÌNH
Việc cần làm:
Nhận:
Hợp đồng xây dựng
Dự toán (file excel hoặc bản cứng)
Xử lý:
Lấy Bảng tổng hợp vật tư
Lấy định mức nhân công, máy, chi phí chung

Mục tiêu: Hiểu công trình sẽ tốn bao nhiêu chi phí (chuẩn để so sau này)

BƯỚC 2: LẬP THEO DÕI CÔNG TRÌNH
Mỗi công trình mở riêng:
Mã công trình:
15401, 15402, 15403…
Lập file theo dõi gồm:
- Vật tư theo dự toán
- Vật tư thực tế
- Nhân công
- Chi phí chung

Mục tiêu:
So sánh: Dự toán vs Thực tế

BƯỚC 3: THEO DÕI VẬT TƯ
3.1. Khi mua vật tư
Việc cần làm:
Thu thập chứng từ:
Hóa đơn
Phiếu giao hàng
Hợp đồng (nếu có)

Hạch toán:
Qua kho:
Nợ 152,1331 / Có 111,112,331
Xuất thẳng công trình:
Nợ 621,1331 / Có 111,112,331

3.2. Khi xuất vật tư cho công trình
Cần:
- Phiếu yêu cầu vật tư
- Phiếu xuất kho

Hạch toán:
Nợ 621
Có 152

3.3. Cuối kỳ
Kết chuyển:
Nợ 154
Có 621

Lưu ý quan trọng:
- Hóa đơn phải có trước nghiệm thu
- Giá vật tư không vượt dự toán nhiều

BƯỚC 4: THEO DÕI NHÂN CÔNG
Hàng tháng cần:
- Bảng chấm công
- Bảng lương
- HĐLĐ
- Phiếu chi / chuyển khoản

Hạch toán:
- Tính lương:
Nợ 622,627 / Có 334
- Trả lương:
Nợ 334 / Có 111,112
Cuối kỳ:
Nợ 154
Có 622
Lưu ý:
- Thiếu hồ sơ → bị loại chi phí
- Nhân công > dự toán → dễ bị xuất toán

BƯỚC 5: CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG
Bao gồm:
Máy thi công
Khấu hao
Điện nước
Công cụ dụng cụ

Hạch toán:
Nợ 627,1331
Có 111,112,331…
Cuối kỳ:
Phân bổ → 154
Nợ 154
Có 627

BƯỚC 6: TẬP HỢP CHI PHÍ – GIÁ THÀNH
Tổng hợp:
- 621 → vật liệu
- 622 → nhân công
- 627 → chi phí chung
Kết chuyển hết vào:
TK 154 (theo từng công trình)

BƯỚC 7: NGHIỆM THU – XUẤT HÓA ĐƠN
Khi có:
- Biên bản nghiệm thu
- Xác nhận khối lượng
Phải: Xuất hóa đơn ngay
Trường hợp:
- Nghiệm thu từng giai đoạn → Xuất hóa đơn từng phần
- Hoàn thành toàn bộ→ Xuất 1 lần cuối

BƯỚC 8: GHI NHẬN DOANH THU – GIÁ VỐN
Doanh thu:
Nợ 111,112,131
Có 511,3331
Giá vốn:
Nợ 632
Có 154

BƯỚC 9: QUYẾT TOÁN CÔNG TRÌNH
So sánh: Thực tế vs dự toán
Nếu vượt: Loại chi phí khi quyết toán thuế

BƯỚC 10: LƯU HỒ SƠ
Gom toàn bộ:
- Hợp đồng
- Thanh lý
- Nghiệm thu
- Hóa đơn
- Hồ sơ hoàn công
Lưu riêng theo từng công trình (theo mã 154)

*****Những điểm mà theo mình cực kỳ quan trọng:

1. Luôn bám dự toán
2. Mỗi công trình = 1 mã 154 riêng
3. Hóa đơn đầu vào phải có trước nghiệm thu
4. Hồ sơ nhân công phải đủ
5. Không xuất hóa đơn khi chỉ tạm ứng

Kế toán xây dựng = Theo dõi chi phí → gom vào 154 → nghiệm thu → xuất hóa đơn → kết chuyển giá vốn

02/05/2026

Không ai được quyền hỏi bạn mã OTP

30/04/2026

Nhóm hàng hóa không chịu thuế

23/04/2026

17/04/2026

Các bài học then chốt:
Chuyên môn hóa: Thay vì làm mọi thứ, hãy tập trung vào một dịch vụ/sản phẩm duy nhất có khả năng mở rộng (như thiết kế logo trong truyện).

Giảm phụ thuộc vào khách hàng lớn:
Không để bất kỳ khách hàng nào chiếm quá 15% doanh thu để tránh rủi ro.
Xây dựng quy trình chuẩn (SOP):
Tạo ra các quy trình mà nhân viên có thể tự thực hiện, giúp doanh nghiệp vận hành độc lập với người chủ.
Tạo doanh thu định kỳ: Ưu tiên các mô hình thuê bao hoặc thanh toán trước để ổn định dòng tiền.

1. Tư tưởng cốt lõi (Core Philosophy)
Doanh nghiệp có giá trị cao = Doanh nghiệp không phụ thuộc vào chủ
Nếu chủ = sales chính, vận hành chính → DN = “job được trả lương cao”
Nếu DN có hệ thống, quy trình, team → DN = “asset có thể bán”
👉 Đây là điểm trùng khớp với:
ERP
SOP
Chuẩn hóa dữ liệu & vận hành
2. 8 yếu tố làm doanh nghiệp “bán được giá”
(1) Specialization – Chuyên môn hóa
Đừng làm “dịch vụ tổng hợp”
Hãy chọn 1 niche rõ ràng
📌 Insight:
Doanh nghiệp càng “generic” → càng khó scale & khó định giá cao
(2) Recurring Revenue – Doanh thu lặp lại
Subscription, hợp đồng dài hạn, retainers
📌 Góc tài chính:
Recurring = dự báo dòng tiền tốt → tăng multiple định giá
(3) Independence – Không phụ thuộc vào chủ
Khách hàng không mua vì “anh A”
Mà mua vì hệ thống / thương hiệu
📌 Đây là nơi ERP + SOP phát huy:
Chuẩn hóa quy trình
Tách knowledge khỏi con người
(4) Monopoly Control – Lợi thế cạnh tranh riêng
IP, data, quy trình độc quyền, thương hiệu niche
📌 Không cần monopoly tuyệt đối, nhưng cần:
“Khó bị thay thế”
(5) Customer Satisfaction – Không phụ thuộc 1 khách lớn
Tránh 1 khách > 15–20% doanh thu
📌 Rủi ro:
Buyer sẽ discount mạnh nếu thấy concentration risk
(6) Cash Flow – Dòng tiền khỏe
Không phải lợi nhuận kế toán
Mà là cash thực
📌 Liên hệ nghề kế toán:
Clean financials = yếu tố quyết định deal có xảy ra không
(7) Hub & Spoke – Tổ chức vận hành
Không phải “ngôi sao” (hero model)
Mà là hệ thống xoay quanh process
📌 Nghĩa là:
Ai nghỉ cũng không chết hệ thống
(8) Growth Potential – Khả năng tăng trưởng
Buyer mua “tương lai”, không mua “hiện tại”
3. 5 bước chuyển hóa doanh nghiệp (Transformation Journey)
Bước 1: Stop custom work
Ngừng làm theo yêu cầu từng khách
👉 Chuyển sang:
Productized service
Bước 2: Define your core offer
Xây “gói dịch vụ chuẩn”
📌 Ví dụ:
Không phải “tư vấn thuế”
Mà là “gói compliance FDI chuẩn IFRS + TP documentation”
Bước 3: Build a system (SOP + ERP)
Chuẩn hóa:
Sales
Delivery
Finance
📌 Đây chính là:
“Doanh nghiệp vận hành bằng hệ thống, không phải con người”
Bước 4: Remove yourself
Rút dần khỏi:
Sales
Ops
Decision making
Bước 5: Scale & exit option
Lúc này:
Bán được
Hoặc không cần bán nữa
4. Những sai lầm lớn (rất thực tế)
❌ Làm mọi thứ cho mọi khách
→ Không scale được
❌ Chủ ôm hết
→ Không ai mua
❌ Doanh thu cao nhưng không recurring
→ Định giá thấp
❌ Sổ sách không sạch
→ Deal fail phút cuối
👉 Đây là chỗ:
Kế toán
Kiểm toán
ERP
…đóng vai trò sống còn
5. Liên hệ cực mạnh với thực tế DN Việt (góc nhìn anh trai kế toán)
Cuốn này gần như “kim chỉ nam” cho:
✔ DN SME / FDI tại VN đang:
Phụ thuộc founder
Thiếu SOP
Sổ sách phục vụ thuế, không phục vụ quản trị
✔ Vai trò của ERP (liên hệ insight anh đã nói)
Sách này ngầm nói đúng 1 điều:
“Nếu không có hệ thống dữ liệu chuẩn → không thể tách chủ → không thể bán giá cao”
ERP giúp:
Chuẩn hóa data
Minh bạch tài chính
Tạo “single source of truth”
✔ Vai trò của kế toán & kiểm toán
Clean FS = trust
Trust = deal xảy ra
Deal xảy ra = liquidity cho chủ DN
6. Bài học đắt giá nhất (takeaways)
👉 1. Đừng xây “công việc”, hãy xây “tài sản”
👉 2. Doanh nghiệp càng phụ thuộc bạn → càng vô giá trị
👉 3. Chuẩn hóa = chìa khóa của scale và exit
👉 4. Recurring revenue = vũ khí định giá
👉 5. Sổ sách minh bạch = điều kiện cần để bán
7. Một câu chốt rất “đúng nghề”
“Buyer không mua quá khứ của bạn, họ mua hệ thống tạo ra tương lai.”