05/07/2014
İşçi özlük dosyalarıyla ilgili elektronik postamız kısa bir bilgilendirme ve hatırlatma amacıyla danışmanlığını yaptığımız firmalara gönderilmiştir;
Sayın Firma Yetkilimiz;
Vergi ve muhasebe takviminin yoğunluğu nedeniyle önem derecesi yüksek bazı işlerde zaman içerisinde bir takım düzensizlikler meydana gelebilmekte, özellikle işçi giriş/çıkış sirkülasyonu yüksek olan iş yerlerinde personele ait kayıtlar konusunda zaman içerisinde bilgi ve belgelerde bir takım eksilmeler oluşabilmektedir. Bu nedenle aşağıdaki uyarımızın dikkate alınması ve aşağıdaki linkten yararlanılması, uzun olmayan bir zaman diliminde de ofisimiz yetkilileri ile de irtibata geçilerek personel dosyalarındaki eksikliklerin giderilmesi hususunda ilginizi önemle rica ediyoruz.
Personel Özlük Dosyaları Uygulaması;
1- İşyerinde çalışan her personelimiz için kapağında “PERSONEL ÖZLÜK DOSYASI” ibaresi olan ve yine kapağında işçinin adı, soyadı ve TC numarasının yazdığı bir dosyanın hazırlanması;
2- Yeni işe giren personel için bu dosyanın anında oluşturulması,
3- Dosya içeriğinde aşağıdaki linkte yazılı olanların temin edilerek dosya içeriğine alınması,
4- Ekli dosyada yazılı olmayan aylık ücret pusulaları, adres beyanı, banka hesap bilgileri v.s. personele ait olan tüm bilgilere yer verilmesi,
5- Bunların denetimlere sürekli hazır vaziyette düzenli intizamlı muhafaza edilmesi,
6- İş güvenliği sertifika ve eğitimlerinin yeni işe girenler için de sürekli güncellenmesi,
Önemlidir.
Ekli linkte de görüleceği üzere;
1- Personelin işe başvuru formu,
2- SGK işe giriş bildirgesi,
3- Yazılı iş sözleşmesi
4- Sağlık raporları ve iş güvenliği eğitim belgeleri,
5- AGİ beyanı,
6- Yıllık izin cetveli ve talep dilekçeleri,
7- Fazla mesai onay belgesi,
8- İhtiyaç duyulması halinde iş kazası tutanakları, işe gelmeme tutanağı, işten ayrılma durumunda düzenlenecek evraklar
Mutlaka dosyada tutulmalıdır.
Aşağıdaki linkten bu evraklar hakkında detaylı bilgi alabilir, bunları Word ortamına kopyalayarak ve içeriğini kullanarak kullanabilirsiniz. Ücret hesap pusulaları ise her ay bordrolar hazırlandıktan sonra sizlere gönderilmektedir.
http://archive.ismmmo.org.tr/docs/yayinlar/kitaplar/ozluk_dosyasi.pdf
Konu hakkında eksikliklerin giderilmesi için gerekli takiplerin yapılması, aylık rutin ziyaretlerimizde anlaşılmayan hususlar hakkında veya özlük dosyalarının genel kontrolü için tarafımızdan destek alınması hususunda gereğini arz ederiz.
İyi Çalışmalar;
Yücel AYKAN, SMMM