19/01/2026
𝐊𝐒𝐞𝐅 – 𝐬𝐩𝐫𝐚𝐰𝐝𝐳́, 𝐜𝐳𝐲 𝐦𝐮𝐬𝐢𝐬𝐳 𝐳ł𝐨𝐳̇𝐲𝐜́ 𝐳𝐚𝐰𝐢𝐚𝐝𝐨𝐦𝐢𝐞𝐧𝐢𝐞 𝐙𝐀𝐖-𝐅𝐀
• Spółki kapitałowe, jednostki samorządu terytorialnego, fundacje, stowarzyszenia, spółdzielnie oraz inne podmioty niebędące osobami fizycznymi, aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), powinny złożyć zawiadomienie ZAW-FA.
• Dokument ten jest niezbędny do tego, by móc wystawiać
i odbierać faktury ustrukturyzowane w KSeF.
• Obowiązek ten nie dotyczy podmiotów posiadających kwalifikowaną pieczęć elektroniczną lub kwalifikowany podpis elektroniczny.
Formularz ZAW-FA to zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jest on niezbędny dla podmiotów, które nie są osobami fizycznymi i nie mają możliwości uwierzytelnić się w systemie elektronicznie (np. spółki bez pieczęci kwalifikowanej).
𝐊𝐭𝐨 𝐩𝐨𝐰𝐢𝐧𝐢𝐞𝐧 𝐳ł𝐨𝐳̇𝐲𝐜́ 𝐟𝐨𝐫𝐦𝐮𝐥𝐚𝐫𝐳❓
Przede wszystkim podatnicy niebędący osobami fizycznymi, którzy nie posiadają pieczęci elektronicznej. Formularz ZAW-FA powinny złożyć również te podmioty, które posiadają kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, ale nie zawiera ona numeru NIP.
𝐃𝐥𝐚𝐜𝐳𝐞𝐠𝐨 𝐭𝐨 𝐣𝐞𝐬𝐭 𝐰𝐚𝐳̇𝐧𝐞❓
Złożenie ZAW-FA pozwala na:
• Wyznaczenie pierwszej osoby fizycznej uprawnionej do zarządzania uprawnieniami w systemie KSeF w imieniu firmy
tzw. superadministratora.
• Uzyskanie pełnego dostępu do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych a także nadawania dalszych uprawnień.
Jak złożyć zawiadomienie
Formularz należy złożyć:
• w formie elektronicznej za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego albo poprzez e-Doręczenia, lub
• w formie papierowej do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego.
𝐒𝐤ł𝐚𝐝𝐚𝐧𝐢𝐞 𝐟𝐨𝐫𝐦𝐮𝐥𝐚𝐫𝐳𝐚 𝐙𝐀𝐖-𝐅𝐀 𝐩𝐫𝐳𝐞𝐳 𝐞-𝐔𝐫𝐳𝐚̨𝐝 𝐒𝐤𝐚𝐫𝐛𝐨𝐰𝐲
1. Wypełnienie formularza
• Pobierz formularz ZAW-FA w formacie PDF z oficjalnej strony podatki.gov.pl - Formularze.
• Wypełnij formularz, podając wszystkie wymagane informacje, takie jak dane identyfikacyjne oraz informacje dotyczące kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeśli jest to konieczne.
2. Podpisanie formularza
• Formularz ZAW-FA musi być podpisany elektronicznie (możesz użyć Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego, pamiętając, że w imieniu spółki zawiadomienie mogą podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym wyłącznie osoby uprawnione do jej reprezentacji w liczbie wymaganej dla danego podmiotu).
3. Złożenie formularza przez e-Urząd Skarbowy
• Zaloguj się do platformy e-Urząd Skarbowy.
• Utwórz Pismo Ogólne do Urzędu Skarbowego, dołączając podpisany dokument jako załącznik.
• Wyślij Pismo Ogólne z załącznikiem za pośrednictwem e-Urząd Skarbowy.
Uwaga: od 1 stycznia 2026 r. zawiadomienie ZAW-FA składane przez ePUAP do urzędów skarbowych nie będzie uznawane za skutecznie doręczone.
Ma to związek ze zmianą w przepisach dotyczących składania pism w formie elektronicznej.
Nie czekaj na ostatnią chwilę – złóż zawiadomienie ZAW-FA wcześniej.
Więcej informacji znajdziesz na stronie Krajowy System e-Faktur (KSeF) https://ksef.podatki.gov.pl/
Krajowy System e-Faktur (KSeF)
