27/01/2021
A jak u ciebie z prokrastynacją?
Czas to pieniądz. Jak wykorzystać go na robienie tego, co trzeba?
☝️☝️☝️Czy znasz Matrycę Eisenhovera? Zanim przybliżę ci jej zasady, to powiem ci, że dzięki niej nie tracę czasu i robię w pierwszej kolejności to, co niepilne i ważne. I choć doszłam do zasad jej działania nieświadomie, to kiedy ją poznałam uświadomiłam sobie, że to dzięki jej zasadom mam wszystko zrobione na czas, w terminie, wedle słusznych zasad dzięki którym moje pieniądze pracują, a ja jestem produktywna i nie tracę czasu na zbędne i nieistotne rzeczy kiedy inne pilniejsze czekają w kolejce.
📍Nie każdy ma naturalną umiejętność wychwycenia tego, co powinien zrobić w danym momencie. Jako menadżer często spotykałam się z pytaniami pracowników, co jest najważniejsze w przydzielonych zadaniach. Organizacja czasu wymaga umiejętności wyłapania drobnych różnic między zadaniami, aby móc je ułożyć w odpowiedniej kolejności. A tu bez Matrycy Eisenhover ani rusz!
🌏🌏🌏Dobrze kojarzysz! Jej twórcą jest 34. Prezydent Stanów Zjednoczonych Dwight David Eisenhover. Był uznawany za jednego z najbardziej produktywnych prezydentów w historii; ma na swoim koncie wiele sukcesów. Jego sekret tkwił w odróżnianiu spraw pilnych od ważnych, a jego motto brzmiało: To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne.
🧐🧐🧐Jak odróżnić sprawy pilne od ważnych?
Sprawy pilne to te z określonym terminem, który jest bliski, przez co są dla ciebie bardziej widoczne. Jak zapłacenie rachunków, wizyta u lekarza, coś co masz narzucone z góry lub sam sobie wytyczyłeś.
🤩🤩🤩Do spraw ważnych z kolei należą te, które mają związek z Twoimi wartościami, celami, dotyczą Twojego życia prywatnego, zawodowego i Twojego biznesu, który prowadzisz. To wszystkie te rzeczy, które mają dla ciebie duże znaczenie i daje ci satysfakcję i przynoszą największe efekty. Ich realizacja lub jej brak ma swoje konsekwencje – pozytywne lub negatywne. I są istotne z punktu widzenia długoterminowego.
☝️☝️☝️Jak działa Matryca?
Narysuj kwadrat i podziel go na 4 równe kwadraty, dwa na górze i dwa na dole. Kwadrat z lewej strony na górze to zadania ważne a na dole nie ważne. Kwadrat od góry po lewo zadania pilne i po prawo niepilne. Z przecięcia się tych osi powstała matryca.
🌸🌸🌸Pierwsza ćwiartka kwadratu to zadania jednocześnie pilne i ważne, wymagające natychmiastowego działania. Np. rachunki, napisanie odwołania od decyzji urzędu skarbowego, awaria prądu, choroba, nagłe wpadki, emisja reklamy Twojego nowego produktu, raport miesięczny dla szefa, przygotowanie prezentacji na spotkanie z Twoim klientem.
🌸🌸🌸Druga ćwiartka, czyli zadania ważne i niepilne to właśnie te, które wpływają na Twoją produktywność, odłożone w czasie, wymagające opracowania strategii. To tu pracujesz nad realizacją swoich celów i marzeń. To tu rodzi się jakość Twojego życia, kariera, rozwój biznesu. Tu planujesz, jesteś kreatywny, masz spotkania z kluczowymi dla Twojego projektu osobami, wdrażasz nowe rozwiązania i pomysły. TU dzieje się rozwój Twój i Twojej firmy, tu pracujesz na podwyżkę w pracy i zysk w firmie. Tu wstawisz czytanie książek z rozwoju osobistego, wyjście do klubu fitness, naukę języka obcego, stworzysz instrukcje obsługi klienta w firmie, napiszesz artykuł, spotkasz się jak co tydzień z pracownikami, nawiążesz nowe kontakty z dostawcami.
🌸🌸🌸Trzecia ćwiartka to zadania pilne i nieważne.
A zatem, zawiera prawy pilne lecz nieistotne. Nie są to z reguły Twoje zadania a te, które masz zlecone od innych ludzi, realizowanie ich celów i ich priorytetów. Odróżnij raport miesięczny dla szefa od scedowania na ciebie obowiązków do ciebie nie należących. Zwróć uwagę na asertywność, czy nie za bardzo dajesz się wykorzystywać? Jeśli ktoś nie wykonał swoich zadań, a Ty za każdy razem go wyręczasz, to coś tu nie gra. Mogą to być: raporty których nikt nie czyta, telefon od koleżanki, która musi się wygadać, ponowne tłumaczenie zadania bo ktoś nie zrobił notatek, zakup kursu w promocji do dziś do północy, spotkanie w sprawie, która ciebie nie dotyczy.
🌸🌸🌸W czwartej ćwiartce są zadania Niepilne i Nieważne. Należą do nich zjadacze czasu jak przesiadywanie w internecie, wielogodzinna gra w gry komputerowe, oglądanie seriali w telewizji, włóczenie się po galeriach handlowych, śledzenie losów celebrytów, „bicie piany” w pracy, spotkania przy automacie do kawy w pracy, zadania lekkie, łatwe i przyjemne, do których nie trzeba cię specjalnie motywować i przymuszać.
To jak? Spróbujesz? Użyj karteczek zrywek z paskiem przylepnym i wypisz wszystkie zadania i sprawy, które musisz zrealizować. Teraz podziel je według opisu powyżej. Przygotuj matryce i rozmieść karteczki według schematu matrycy. Skup się na zadaniach z pierwszej i drugiej ćwiartki i nadaj im odpowiedni ton, pozbywaj się zadań z trzeciej i czwartej ćwiartki sukcesywnie. Zobaczysz z czasem jak zmieni się jakość Twojego życia, ilość czasu na odpoczynek i jak wzrośnie realizacja Twoich celów. Nie odkładaj na jutro, prokrastynacja odda ci jedynie stres, nerwy i wszystkie sprawy obróci w pilne, a tego chyba byś nie chciał, prawda? 😊
