28/08/2020
महामारीको विषम परिस्थितिमा प्रचलित ऐन, कानुनभित्र रही सहकारीको प्रजातान्त्रिक नियन्त्रणको सिद्धान्तअनुसार सुशासित रुपमा साधारणसभा सम्पन्न गर्न उपस्थिति सुरु भएको बढीमा ७ दिनभित्र तपसिल बमोजिमका सम्पूर्ण प्रक्रिया सम्पन हुने गरी साधारणसभा सञ्चालन गर्नुपर्नेछ ।
(१) संघ/संस्थाले वार्षिक साधारणसभा आयोजना गर्दा समुदाय, सदस्य तथा कर्मचारीहरुको स्वास्थ्य जोखिम नहुने गरी जुनसुकै विकल्प छनोट गर्न सक्नेछ । यसका लागि विद्यमान आन्तरिक कार्यविधिमा सञ्चालक समितिले निर्णय गरी परिमार्जन गर्न सकिनेछ ।
(२) साधारणसभा सञ्चालनका लागि परिमार्जित कार्यविधि सदस्यहरुलाई साधारणसभा आयोजना हुनुभन्दा ३० दिन अगावै जानकारी गराउनुपर्नेछ । यसका लागि सामाजिक सञ्जाल, आमसञ्चार, गु्रप म्यासेज, इमेल, प्रिन्टिङ सामग्री उपलब्ध गराई गराउन सकिनेछ ।
(३) साधारणसभा आयोजना गर्नुभन्दा कम्तीमा १५ दिन अगावै सदस्यहरुलाई कार्यसूचीसहितको पत्रमार्फत सूचना गर्नुपर्नेछ । पत्रसाथ बाह्य लेखापरीक्षण प्रतिवेदन, वार्षिक प्रतिवेदन र आगामी वर्षको प्रस्तावित योजना तथा बजेट उपलब्ध गराउनुपर्नेछ ।
(४) महामारी अवधिमा सम्पन्न गर्न लागिएको साधारणसभाको कार्यविधि परिमार्जन सम्बन्धमा र यसको अवश्यकताका बारेमा सदस्यहरुलाई सामाजिक सञ्जाल, आमसञ्चार, गु्रप म्यासेज, इमेल, प्रिन्टिङ सामग्री, साना समूहको टोल छलफल वा समुदायका अगुवा सदस्यहरुमार्फत जानकारी गराउनुपर्नेछ ।
(५) नियामक निकायको पूर्व सहमतिमा सदस्य संख्या, कार्यक्षेत्र, व्यवस्थापकीय क्षमताको आधारमा दूर सहभागितासमेतको कार्यविधि संलग्न गरी साधारणसभा आयोजनाको अनुमति लिई सोहीअनुसार सदस्यहरुलाई जानकारी गराई साधारणसभा सम्पन्न गर्न सकिनेछ ।
(६) साधारणसभामा सदस्य सहभागिताको उपस्थिति साधारणसभा आयोजना हुने दिनभन्दा ७ दिन अगावैदेखि संस्थाको साधारणसभासम्बन्धी आन्तरिक कार्यविधिमा तोकिएको स्थानमा सदस्य स्वयं उपस्थित भई महामारीमा साधारणसभा सञ्चालन कार्यदलले तोकेको प्रक्रिया पूरा गरी उपस्थिति जनाउन सकिनेछ ।
(७) सदस्य संघसंस्थाले महामारीमा साधारणसभा सञ्चालनलाई व्यवस्थित गर्नका लागि सञ्चालक समितिले तोकेको एकजना सञ्चालकको संयोजकत्वमा व्यवस्थापकसमेत सदस्य रहने गरी बढीमा ५ जनाको कार्यदल गठन गर्ने । कार्यदलमा स्थानीय तहका प्रतिनिधिहरुलाई आमन्त्रित सदस्यको रुपमा सहभागी गराउन सकिनेछ ।
(८) प्राविधिक रुपमा दूर तथा अभौतिक सहभागिता जनाउन सक्ने सदस्यहरुको विवरण तयार गरी दूर तथा अभौतिक छलफलका विधिहरु निश्चय गरी सञ्चालक समितिका तर्फबाट प्रस्तुत हुने प्रतिवेदनहरु, लेखा सुपरिवेक्षण समितिको प्रतिवेदन, बाह्य लेखा परीक्षण प्रतिवेदन र अन्य आवश्यक प्रतिवेदनहरुमाथि छलफल गर्न सकिनेछ । दूर तथा अभौतिक छलफल साधारणसभाको उपस्थिति पुस्तिकामा हस्ताक्षर गरेका सदस्यहरुको बीचमा मात्र सञ्चालन गर्न–गराउन पर्नेछ ।
(९) दूर तथा अभौतिक रुपमा सहभागिता जनाउन नसक्ने सदस्यहरुलाई संस्थाले तयार गरेको विस्तारित मञ्च (टोल भेला) को सूची स्थानीय तह वा प्रशासनबाट जारी भएको भेला हुन पाउने अंकमा अधिकतम नहुने गरी उपस्थिति जनाएका सदस्यहरुको बीचमा सञ्चालक समितिको तर्फबाट प्रस्तुत हुने प्रतिवेदनहरु, लेखा सुपरिवेक्षण समितिको प्रतिवेदन, बाह्य लेखापरीक्षण प्रतिवेदन र अन्य आवश्यक प्रतिवेदनहरुमाथि छलफल गर्नुपर्नेछ ।
(१०) दूर तथा अभौतिक रुपमा सञ्चालन गरिएको छलफललाई सम्भव भएसम्म प्राविधिक रुपमा अभिलेख राख्ने, त्यो सम्भव नभए छलफलको व्यवस्थापनबाट जिम्मेवारी तोकी लिखित अभिलेख तयार गर्ने ।
(११) साधारणसभामा प्रस्तुत हुने प्रतिवेदन तथा प्रस्तावहरुउपर फरक मत राख्ने सदस्यहरुको फरक मत अलग्गै अभिलेख तयार गरी संकलन गर्नुपर्दछ ।
(१२) दूर तथा अभौतिक छलफल र विस्तारित मञ्च (टोल भेला) बाट समानुपातिक प्रतिनिधित्व हुने गरी सञ्चालक समितिको कम्तीमा दोब्बर संख्या अन्तिम छलफलको निर्णय, एकीकृत तथा प्रमाणितका लागि छनोट गर्नुपर्नेछ ।
(१३) यदि निर्वाचन हुने साधारणसभा भएमा निर्वाचनको कार्यक्रम कम्तीमा १५ दिन अगावै सार्वजनिक गर्ने र यदि गोप्य मतदानमार्फत निर्णय लिनुपर्ने भएमा साधारणसभाको उपस्थितिको समयमा नै मतदानको व्यवस्था मिलाउने । यसरी निर्वाचित सञ्चालक समिति र लेखा सुपरिवेक्षण समितिलाई अन्तिम छलफल, निर्णय एकीकृत तथा प्रमाणितका लागि छनोट गरिएका प्रतिनिधिहरुको बीचमा सपथ गराउनुपर्नेछ ।
(१४) यदि स्थानीय तह र प्रशासनले अनुमति दिइएको हदसम्म फरक मत राख्ने सदस्यहरुलाई आफ्नो मत जाहेर गर्न अन्तिम छलफल गर्ने भेलामा उपस्थित गराउन सकिनेछ ।
(१५) संस्थाका सञ्चालक समिति सबै र अन्तिम भेलामा उपस्थितमध्ये सञ्चालक समितिभन्दा कम्तीमा एकजना बढी प्रतिनिधि छनोट गरी साधारणसभाको निर्णय पुस्तिका प्रमाणित गर्नुपर्नेछ ।
(१६) लघुवित्त सञ्चालन गरेका संस्थाहरुको हकमा लघुवित्त समूहलाई विस्तारित मञ्च (टोल भेला) को रुपमा साधारणसभामा प्रस्तुत हुने सञ्चालक समितिको प्रतिवेदनहरु, लेखा सुपरिवेक्षण समितिको प्रतिवेदन, बाह्य लेखापरीक्षण प्रतिवेदन र अन्य आवश्यक प्रतिवेदनहरुमाथि छलफल गर्न सकिनेछ ।
सामान्य अवस्थामाः (१) संघसंस्थाले सामान्य अवस्थामा सहकारी ऐन, २०७४, सहकारी नियमावली, २०७५, सहकारी संस्थाको साधारणसभा (कार्य व्यवस्था) निर्देशिका, २०७६ र सम्बन्धित नियामक निकायहरुले जारी गरेको ऐन–नियम बमोजिम वार्षिक साधारणसभा सम्पन्न गर्नुपर्नेछ ।
(नेपाल बचत तथा ऋण केन्द्रीय सहकारी संघ (नेफ्स्कून)ले आफ्ना सदस्य संघ संस्थाहरुलाई स्वयिनमनमा सहयोग पुग्ने उद्देश्यले जारी गरेको एकीकृत स्वनियमन मार्गनिर्देशनः २०७७ । उक्त मार्गनिर्देशनमा महामारीको समयमा वार्षिक साधारण सभा आयोजनाका सम्बन्धी उपशिर्षकमा राखिएका सुझाबहरु ।)
