27/01/2021
Vergaderen in Coronatijd
Nederland blijft voorlopig nog in lockdown. Groepen van drie of meer mensen zijn niet toegestaan, ook niet met 1,5 meter afstand. Het fysiek laten plaatsvinden van een Algemene leden- of bestuursvergadering is daardoor tijdelijk niet mogelijk. De branchevereniging wijst op de mogelijkheden het overleg digitaal of telefonisch te laten plaatsvinden. Mocht een vergadering worden opgeroepen waar u zich niet zeker over voelt om naartoe te gaan, bespreek dit dan intern en met de voorzitter.
Digitaal vergaderen
Digitaal vergaderen wordt zeker tijdens de lockdown aangeraden voor alle vormen van overleg. Via het Staatsblad is officieel bekend gemaakt dat voor een aantal juridische voorzieningen, die in verband met COVID-19 zijn ingesteld, de vervaldatum opnieuw is vastgesteld. Hiermee is ook de spoedwet voor digitale ALV formeel verlengd tot 1 februari. De verwachting is dat daarna nogmaals een stilzwijgende verlenging zal plaatsvinden tot 1 april 2021. Lees het bericht van Staatsblad hier: http://bit.do/fM4jB
Het bestuur van een vereniging is bevoegd onder de Spoedwet een digitale vergadering uit te roepen. De Spoedwet stelt hieraan de volgende voorwaarden:
1. De ALV moet door de leden te volgen zijn via een elektronisch communicatiemiddel.
2. Leden zijn uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de ALV in gelegenheid gesteld om elektronisch of schriftelijk vragen te stellen over onderwerpen op de agenda.
3. De vragen van leden moeten uiterlijk tijdens de ALV worden beantwoord. De antwoorden zijn toegankelijk voor leden bijvoorbeeld via mail of website.
4. Tijdens de ALV moeten vragen van leden zo goed mogelijk beantwoord worden, tenzij dit redelijkerwijs niet mogelijk is.
Mocht tijdens de ALV een verbinding niet goed werken of mocht een lid door een andere reden niet goed of niet volledig deel kunnen nemen aan de ALV, dan heeft dit geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van besluiten die tijdens de ALV zijn genomen.
Stem tools
De Spoedwet maakt het mogelijk om elektronisch te stemmen ook als dit in de statuten niet is voorzien. Het bestuur heeft de bevoegdheid om te bepalen dat stemmen die voorafgaand aan de ALV door middel van een elektronisch stemmiddel zijn uitgebracht, gelijk worden gesteld met de stemmen die tijdens de digitale ALV worden uitgebracht. Let er bij de aanschaf van een digitaal stemprogramma op dat dit minimaal voldoet aan de volgende drie condities:
1. Identificatie leden;
2. "Live" volgen ALV;
3. Geldig kunnen stemmen.
Veel succes!