17/10/2022
Organization Structure တစ်ခု ဆွဲ ကြမယ်ဆိုရင်
ဒီတစ်ခါမှာတော့ ကျွန်တော့်ရဲ့message box မှာ လာမေးထားတဲ့ Organization Structure တစ်ခု တည်ဆောက် မယ်ဆိုရင်ဘယ်အချက်တွေကို ထည့်သွင်းစဉ်းစားဖို့လိုအပ်သလဲဆိုတာကို မျှဝေပေး လိုပါတယ်။ တစ်ချို့ကလဲ Org structure ဆိုတာကို လူ အမည်နဲ့ရာထူး အလိုက် လေး စဉ် ပြီး ရေး ပေးလိုက် ရင် ပြီး ပြီလို့ထင်နေတတ်ကြပါတယ်။ တကယ်တော့ Org Structure ဟာ သိပ် အရေးပါပါတယ်။
လုပ်ငန်းတစ်ခုအတွင်းမှာ Organization Structure တစ်ခု ဟာ မဖြစ်မနေ ရှိနေဖို့လိုအပ်ပြီး Org St: ဟာ ဘယ်သူ ကဘယ် သူ့ကို report တင်ရမယ် ဘယ်သူ ကဘယ်သူ့ကို တာဝန်ခံ စီစဉ် ညွှန်ကြားဦးဆောင်မယ် ဘယ်ဌာန နဲ့ဘယ်ဌာန က ဘယ်လို ဆက်စပ်နေပြီး ဘယ်လို အာဏာ ခွဲဝေမှုတွေ ရှိတယ်ဆိုတာကို ညွှန် ပြတဲ့ အရာ တစ်ခုလဲ ဖြစ်ပါတယ်။
ဒါ့အပြင် Org: structure တစ်ခု ဟာ မိမိလုပ်ငန်းရဲ့Vision ပေါ်ကို မူတည်ပြီး ရေးဆွဲရမှာဖြစ်ကာ Business development and growth ပေါ်မူတည်ပြီး တော့ လဲ နှစ်စဉ် အပြောင်းအလဲတွေ နဲ့vacant တွေ ရှိလာမှာဖြစ်ပါတယ်။
Organization Structure ကို အမျိုး ပေါင်းများစွာ ခွဲပြလေ့ရှိပေမယ့် ယေဘုယျအားဖြင့် Mechanistic Org structure နဲ့Organic Structure ဆိုပြီး နှစ်မျိုး အဓိက ခွဲလေ့ရှိပါတယ်။ Mechanistic Structre ဆိုတာ ကတော့ ဘယ်သူက ဘယ်သူ့အောက်မှာ ရှိတယ်ဆိုပြီး အတိအကျ အသေအချာ ပြဌာန်းထား က အထက် အဆင့်ဆင့် နဲ့ဖွဲ့စည်းထားတဲ့ ပုံစံမျိုး ဖြစ်ကာ အထက်က အောက် အမိန့်ပေး ခိုင်းစေမှု ပုံစံ နဲ့သွား လေ့ရှိ ပါတယ်။ Organic Structure ဆိုတာ ကတော့ ဘယ်သူက အထက်အောက် ဆိုတာမျို းမရှိ ပဲ တပြေးညီ ဆွေးနွေးတိုင်ပင် ဆောင်ရွက် ကြတဲ့ ပုံစံမျိုး သို့မဟုတ် အခြေအနေပေါ်မူတည်ပြီး ကျွမ်းကျင် သူက ဦးဆောင် ကာ စုစည်းလုပ်ဆောင် တတ်ကြတဲ့ပုံစံမျိုးဖြစ်ပါတယ်။ Organic Structure ကတော့ ကျွမ်းကျင် မှု ပြည့်ဝ တဲ့ ပညာရှင်တွေ ချည်းစုစည်းထားတဲ့ အဖွဲ့အစည်းလိုမျိုး ဥပမာ research group လို မျိုးတွေ မှာ သာတွေ့ရလေ့ရှိပြီး ကျန် တဲ့ စီးပွားရေး လုပ်ငန်းနဲ့ပရဟိတ အသင်းအဖွဲ့မျိုး ကအစ အထက်အောက် ဆင့်စီ ထားတဲ့ mechanistic structure design ကို သာ သုံးလေ့ရှိကြပါတယ်။
(၁) Chain of command
Org Structure တစ်ခုကို ဆွဲမယ်ဆိုရင် Chain of command လို့ခေါ်တဲ့ အထက်မှ အောက် အမိန့်ပေးခိုင်းစေ မှု ကွင်းဆက်ကို ဘယ်လောက်ရှည်ရှည်ထားမယ် တစ်နည်းအားဖြင့် management အလွှာတွေ ဘယ်နှစ်ခုကို ထားမယ်ဆိုတာကို အရင်ဆုံး စဉ်းစားရပါတယ်။ သာမာန် အားဖြင့်တော့ အဖွဲ့အစည်းတစ်ခုမှာ Top management, Middle Management, First Line (supervisor) Management and non-managerial employees ဆိုပြီး လေးလွှာ ရှိ လေ့ရှိပါတယ်။ မိမိ ရဲ့လုပ်ငန်းလေးက လူဦးရေလဲ သိပ်မများ သေးဘူး ဆိုရင် တော့ အခြေအနေအရ middle and first line ကို ပေါင်းလိုက်တာ စသဖြင့် လုပ်နိုင်ပါတယ်။ အဖွဲ့အစည်း ကလဲကြီးမယ် လူလဲများမယ် အမှား လဲမခံတဲ့ ငွေ ကြေးလိုကိစ္စ မျို းလုပ်ကိုင် တယ်ဆိုရင်တော့ chain of command ကို ရှည်ရှည် ထားကာအဆင့်ဆင့် က စီစစ် ကြလေ့ရှိပါတယ်။ ဥပမာ ဝန်ထမ်း၊ လထ ကြီး ကြပ်၊ ဒုကြီးကြပ်၊ ကြီးကြပ်၊ လထ မန်နေဂျာ၊ မန်နေဂျာ၊ စီနီယာ မန်နေဂျာ၊ လထ အထွေထွေ မန်နေဂျာ၊ မန်နေဂျာချုပ်၊ အမှုဆောင်အရာရှိ စသဖြင့် ဖြစ်ပါတယ်။ Chain of command ရှည်တာဟာ အမှားမခံ ပဲ အသေးစိတ်စီစစပ်ရမယ့် ကိစ္စတွေ လိုမျိုးအတွက် သင့်လျော်နိုင်ပေမယ့် taller structure ဖြစ်တာကြောင့် အထက်က အောက် အောက်ကအထက် information flow စီးဆင်းဖို့အခက်အခဲ ဖြစ်စေနိုင်ပါတယ်။ ဒ့ါအပြင် ရာထူး နေရာဟာ အဓိက လို ဖြစ်လာပြီး ဝန်ထမ်းတွေ ဟာ ရာထူး ကြီးဖို့ ကိုသာ လုပ်ဆောင်နေကြတာမျို းဖြစ် နိုင်ပါတယ်။
Chain of command တို ရင် တော့ သတင်းအချက်အလက် စီးဆင်းမှု မြန်ဆန် ပြီး အလုပ်ဖြစ်တာလဲ မြန်ပါတယ်။ အဆင့်ဆင့်တင်ပြနေရတာမျိုး မရှိပဲ ဝန်ထမ်းတစ်ဦး ချင်းစီရဲ့လုပ်ပိုင် ခွင့် တွေ လဲ ပိုတိုး လာမှာ ဖြစ်ပါတယ်။ ဒါပေမယ့် chain of command တို မယ်ဆိုရင် လုပ်ငန်းအသေးလေးတွေ ဖြစ်ရင် ဖြစ် မဟုတ်ရင်အဖွဲ့အစည်း တွင်း က ဝန်ထမ်းတိုင်းဟာ အရည်အချင်း ပြည့် ဝတဲ့ သူတွေ ဖြစ်နေဖို့လိုအပ်ပါတယ်။
ဒီတော့ မိမိ လုပ်ငန်းရဲ့ORG structure ကို တိုမလား ရှည်မလား vision ပေါ်မူတည်ပြီးဆုံးဖြတ်နိုင်ပါတယ်။
(၂) Span of Control
Org Structure ကို စဉ်းစားရာမှာ span of control ဆိုတဲ့ မန်နေဂျာ တစ်ဦးလက်အောက်မှာ ဌာန ခွဲ တွေ ဘယ်နှစ်ခု ထားမလဲ. GM တစ်ယောက်အောက်မှာ ဌာန ဘယ်နှစ်ခုထားမလဲ CEO လက်အောက်မှာ Business Units and division ဘယ်နှစ်ခု ထားမလဲ ဆိုတာကို စဉ်းစားဖို့လိုအပ်ပါတယ်။
Span of control များလေလေ မန်နေဂျာ တစ်ဦး ကိုင်တွယ်ရတဲ့ ဌာန ခွဲ တွေ များလေလေဖြစ်ပြီး အုပ်ချုပ်မှု အာဏာ လဲပိုပေး ရလေလေဖြစ်ပါတယ်။ ဒါ့အပြင် span of control များများကို ကိုင်တွယ်နိုင်ဖို့မိမိ မန်နေဂျာ တွေက အရည်အချင်း ပြည့်နေဖို့လိုပါတယ်။ ဒါ့အပြင် မန်နေဂျာ တစ်ဦး အနေနဲ့ဘယ်လောက် လူများများကို ကောင်း ကောင် းအုပ်ချုပ်စီမံ နိုင်သလဲ ဆိုတာနဲ့သူ့ကိုင်ရမယ့် Span of control ကို သတ်မှတ် သင့်ပါတယ်။ လူသုံးယောက် လောက်ကို အုပ် ချုပ် ဖူးတဲ့ မန်နေဂျာ ဟာ လူ ၁၀ ယောက် လောက် ဆိုရင် မြွေ. ကိုက် နေလေ့ရှိတာ များပါတယ်။ နောက် ဆုံး မန်နေဂျာ ကိုယ်တိုင်က အဖွဲ့ကို သွေးခွဲတာ သွေးထိုး တာ တွေ ဖြစ်ပြီး team work ကို ပြို ကွဲ စေနိုင်ပါတယ်။ ဒါဟာ မန်နေဂျာရဲ့Span of control မလုပ်နိုင် လို့ဖြစ်ပါတယ်။
ဒီလို ပဲ GM, Chief, CEO တို့အတွက် လဲ စဉ်းစား ပြီး Organization Structureကို frame ချဖို့လိုအပ်ပါတယ်။
(၃) Centralization
Org structure တစ်ခုကို အထက်က အချက်တွေ စဉ်းစား ပြီး ပြီဆိုရင် managerial အလွှာ က စီမံအုပ်ချုပ် သူများ ကို ရာထူးအဆင့် အလိုက် ဘယ်လိုအာဏာ ခွဲ ဝေပေးမလဲ ဆိုတာကို စဉ်းစားဖို့လိုအပ်ပါတယ်။ ဥပမာ မန်နေဂျာ level အတွက် expenses ပမာဏ ဘယ်လောက်ကို မန် နေဂျာ လက်မှတ်နဲ့တင် ငွေ ထုတ် သုံးလို့ရတယ်ဆိုတာမျိုး၊. ပမာဏ ဘယ်လောက် အောက် ရှိတဲ့ project တွေကို GM အဆင့်နဲ့တင် customer နဲ့deal လုပ်နိုင်ကြောင်း စတဲ့ အချက်တွေ ဖြစ်ပါတယ်။
ဗဟိုချုပ်ကိုင်မှု လို့ခေါ်တဲ့ Centralization ကို ဖြေလျော့ပေးဖို့ဆိုရာမှာ လက်အောက်က မန်နေဂျာ များ နဲ့ဝန်ထမ်း များ ကလည်း အရည်အချင်း ပြည့်ဝ ကာ ဆုံးဖြတ်နိုင်တဲ့ Decision Making Skill ပြည့် ဝနေ ဖို့လိုအပ်ပါတယ်။ လုပ်ပိုင်ခွင့်တွေ ခွဲဝေပေးလိုက်သလို အဲဒီ လုပ်ပိုင် ခွင့်ကို အလွဲမသုံးဖို့မှား ယွင်းတဲ့ ဆုံးဖြတ်ချက်တွေ ချပြီး ပန်းတိုင် တွေကိုမထိတာတွေ မဖြစ်ဖို့အတွက် countercheck control လေးတွေကို တော့ ပြန်လည်စဉ်းစားချမှတ်ဖို့လိုအပ်ပါတယ်။
သို့ပေမယ့် လက်အောက် ဝန်ထမ်းတွေ တစ်ခါမှ မလုပ်ဖူးတဲ့ အလုပ်မျိုး ကျွမ်းကျင်မှု မရှိသေးတဲ့ အလုပ်မျိုး ၊ အရေးကြီးတဲ့ အမှားလုံးဝမခံ တဲ့ အလုပ်မျို းတွေ အတွက်ကတော့ ဗဟိုချုပ်ကိုင်မှု စနစ်ကို သုံး ပြီး အကောင်အထည်ဖော်တာကပို ထိရောက်လေ့လဲရှိပါတယ်။
(၄) Specialization
အထူးပြု ဌာန များ အဖြစ် ဖွဲ့စည်းပြီး Org structure ကို တည်ဆောက်သင့်လား မသင့်ဘူးလားဆိုတာကို လဲ ဆုံးဖြတ်ဖို့လိုအပ်ပါတယ်။ တစ်ချို့product or service တွေ ကျတော့ Sale Department အောက်မှာမှ B2C, B2B, B2G, အစရှိသဖြင့် ဌာန ခွဲများ ခွဲ ထားပြီး သက်ဆိုင်ရာ အလုပ်ကိုပဲ specialization အထူးပြုကာလုပ်ကိုင်စေတာဖြစ်ပါတယ်။ တစ်ချို့product or service တွေ ကျတော့ လဲ Sale department အောက်မှာ ပဲ Sale representative ဆို တဲ့ အရောင်းကိုယ်စားလှယ် ရာထူး များကို သာခန့်ထားပြီး အထက်က function အားလုံးကို ကိုယ်တွယ်ရတာမျိုးလဲရှိနိုင်ပါတယ်။ ဒါ့ကြောင့် org nature, vision, နဲ့လုပ်ငန်းအခြေအနေပေါ်မူတည်ပြီး Org structure မှာ ဘယ်လို ဌာန တွေ ခွဲရမယ်ဆိုတာကို သုံးသပ်နိုင်ဖို့လိုအပ်ပါတယ်။
(၅) အခြား
အခြား စဉ်းစားဖို့လိုတာတွေ ကတော့ ဌာန တွေကို နေရာဒေသအလိုက်ခွဲတာ ဥပမာ အထက်မြန်မာပြည် အရောင်းဌာန ၊ market based structure ဈေးကွက်ပေါ်မူတည်ပြီး ဌာနခွဲတာ retail, wholesale၊ Function တွေ ပေါ်မူတည်ပြီး ခွဲတာ ဥပမာ. HRဌာန saleဌာန Marketing ဌာန ၊. လုပ်ငန်းစဉ် Process တွေ အပေါ်မူတည်ပြီး ဌာနခွဲ တာ ဥပမာ အရည်အသွေးထိန်းသိန်းရေး ဌာန ဒီဇိုင်းဌာန သုတေသနဌာန အစရှိသဖြင့် ဘယ်လို ပုံစံ နဲ့ထားရင် organization ရဲ့vision ကို ပိုပြီး အထောက်အပံပေးနိုင်မလဲဆိုတာကို စဉ်းစား ဖို့လိုအပ် မှာဖြစ်ပါတယ်။
မိမိ လုပ်ငန်းအနေအထား သဘောသဘာဝ နဲ့organization vision ပန်းတိုင်ပေါ်မူတည်ပြီး ဘယ်လို org structure ပုံစံ ရှိဖို့လိုမည်ဆိုတာကို သုံးသပ်စဉ်းစားရမှာ ဖြစ်ကြောင်း တင်ဆက်လိုက်ရပါတယ်။
လုံလောက်တဲ့ အသိပညာဟာ ပြင်းထန်တဲ့ အခက်အခဲတွေကို လွယ်ကူစွာကျော်ဖြတ်စေနိုင်ပါတယ်။
Kaung Hein Soe - Strategic
Business Consultant
