24/12/2024
OD 2026. E-RAČUN POSTAJE OBAVEZAN ZA SVE KATEGORIJE PODUZETNIKA: ŠTO TREBA PODUZETI ZA DIGITALIZACIJU POSLOVANJA?
Uvođenje obveznog e-računa za sve poduzetnike od 01.01.2026. značajno će utjecati na poslovno okruženje, poslovne procese i način knjiženja. Evo ključnih aspekata i promjena koje se očekuju:
Poslovno okruženje / Digitalizacija poslovanja:
- Obveza e-računa ubrzat će digitalizaciju poslovnih procesa i smanjiti upotrebu papira.
Prikupljanje i slanje dokumentacije / Digitalna dostava:
- Klijenti računovodstvenih servisa sve više će koristiti digitalne kanale za dostavu dokumentacije, poput e-maila ili integriranih sustava za razmjenu e-računa.
- Uvođenje e-računa smanjuje potrebu za fizičkim dostavljanjem papira, što ubrzava obradu i smanjuje troškove.
Automatska obrada:
- Dokumenti poslani u digitalnom obliku mogu se automatski prepoznati i unijeti u knjige uz pomoć računovodstvenih softvera.
- To uključuje e-račune, otpremnice i druge poslovne dokumente.
Obvezni formati:
- Svi računi i relevantni dokumenti moraju biti u standardiziranom formatu koji omogućuje brzu obradu i arhiviranje (npr. XML ili PDF s digitalnim potpisom).
Obveza arhive / Digitalno arhiviranje:
- E-računi i ostala poslovna dokumentacija moraju se čuvati u elektroničkom obliku, što uključuje podatke o autentičnosti (elektronički potpis, vremenski žig).
- Obveza čuvanja dokumentacije u skladu sa zakonskim rokovima (najčešće 10 godina) i osiguranje dostupnosti u slučaju inspekcija ili revizija.
Centralizacija podataka:
- Računovodstveni servisi mogu implementirati sustave za centralizirano arhiviranje svih dokumenata, omogućujući klijentima siguran i jednostavan pristup vlastitoj arhivi.
Prednosti digitalne arhive:
- Smanjuje fizički prostor za čuvanje dokumenata.
- Omogućuje brzu pretragu i pristup dokumentima.
- Povećava sigurnost podataka uz zaštitu od oštećenja ili gubitka.
- Prednosti za klijente i računovodstvene servise:
- Brži proces obrade i dostave dokumentacije.
- Smanjenje troškova tiska, dostave i pohrane.
- Veća usklađenost s propisima i manji rizik od kazni zbog nepravilnog arhiviranja.
- Korisnicima računovodstvenih servisa savjetuje se prelazak na e-račune što prije kako bi se prilagodili novim pravilima i unaprijedili poslovanje. Digitalizacija nije samo zakonska obveza, već i korak prema modernijem i učinkovitijem poslovanju.
Poduzetnici će morati koristiti certificirane softvere za izdavanje i primanje e-računa
Standardizacija:
- Svi e-računi morat će biti usklađeni s propisanim standardima (npr. EN 16931 za EU).
- Standardizacija će olakšati razmjenu podataka između poduzeća, računovodstvenih servisa i državnih tijela.
Veća transparentnost i kontrola:
- Porezna uprava imat će uvid u sve izdane e-račune, čime će se smanjiti mogućnosti za porezne prijevare.
- Obračun PDV-a bit će precizniji, a kontrola pravovremenosti uplata PDV-a stroža.
Obveza svih poduzetnika:
- Bez obzira na veličinu, svi poduzetnici (uključujući mikro i male poduzetnike) morat će koristiti e-račune.
Promjene u knjigovodstvu i knjiženju:
- Automatska obrada podataka:
- Većina e-računa bit će povezana s računovodstvenim softverima, što omogućuje automatsko knjiženje.
- Softver će prepoznavati ključne podatke iz e-računa (npr. datum, iznos, PDV stopu) i automatski ih unositi u knjige.
- Usklađivanje s e-IRA i e-URA:
- E-računi će se automatski povezivati s knjigama ulaznih i izlaznih računa.
- Funkcionalnosti poput "prepoznavanja nepravilnosti" postat će standard u modernim računovodstvenim alatima.
Obvezno arhiviranje:
- E-računi će se morati digitalno arhivirati u propisanom formatu i čuvati određeni broj godina (najčešće 10 godina).
- Elektronički potpis i vremenski žig osiguravat će vjerodostojnost i nepromjenjivost dokumenata.
Uvođenje QR koda:
- E-računi će sadržavati QR kodove za lakše plaćanje i provjeru podataka, što dodatno ubrzava obradu i kontrolu.
- Kontrole od strane Porezne uprave:
Porezna uprava moći će provoditi inspekcije u stvarnom vremenu putem sustava za razmjenu e-računa.
- Izazovi za poduzetnike i računovodstvene servise:
Prilagodba softvera:
- Poduzetnici i računovodstveni servisi morat će osigurati upotrebu certificiranih softvera za e-račune.
- Neki će trebati investirati u nove sustave ili nadograditi postojeće.
Edukacija:
- Svi zaposlenici uključeni u izdavanje, zaprimanje i knjiženje računa morat će se educirati za rad s e-računima.
Troškovi implementacije:
- Iako dugoročno smanjuje troškove, implementacija e-računa može stvoriti početne troškove za softvere, edukaciju i prilagodbu.
Prednosti za poduzetnike:
- Manji operativni troškovi:
- Smanjenje troškova papira, tiska, poštarine i arhiviranja.
- Brža naplata potraživanja:
- Digitalna dostava i automatizacija omogućuju brže izdavanje i naplatu računa.
Jednostavnije poslovanje s inozemstvom:
- Standardizirani e-računi olakšat će poslovanje s međunarodnim partnerima.
Smanjenje grešaka:
- Automatska obrada podataka smanjit će broj pogrešaka u knjiženju.
Praktični savjeti za poduzetnike:
- Pripremite se na vrijeme:
- Već sada osigurajte softversko rješenje koje podržava e-račune i obratite se IT stručnjacima za pomoć.
Edukacija:
- Organizirajte obuku za sebe i svoje zaposlenike kako biste razumjeli nove procese.
Suradnja s računovodstvom:
- Računovodstveni servisi poput LAKOL ŠIBENIK mogu pomoći u prijelazu na novi sustav i automatizaciji.
Očekuje se da će obveza e-računa donijeti značajnu promjenu u poslovnom okruženju, ali i povećati efikasnost i transparentnost poslovanja.
PUPILLA - eRačun
Pupilla d.o.o. nudi Synesis, modularni poslovno-knjigovodstveni softver prilagodljiv potrebama različitih poduzeća. Synesis omogućuje integraciju s više sustava za e-račune, uključujući eFAKTURA, moj e-Račun, FINA B2G, FINA B2B i HT EDI, što olakšava elektroničko poslovanje.
Što je elektronički račun
Elektronički račun je račun koji je izdan i poslan primatelju isključivo u elektroničkom obliku.
U odnosu na klasični papirnati račun, elektronički račun ima sljedeće prednosti:
– Brzina dostave elektroničkog računa je svega nekoliko sekundi
– 100%-tna točnost dostave jer se takav račun ne može ‘izgubiti’ po putu
– Uvid u trenutak isporuke, jer pošiljatelj može vidjeti da li je primatelj ‘otvorio’ račun
– Automatsko knjiženje ulaznog računa, jer je račun u obliku kojeg knjigovodstveni software može pročitati i automatski knjižiti.
– Sigurno arhiviranje računa na serverima pružatelja usluge elektroničkog računa smanjuje broj registratora koje morate čuvati u vlastitom prostoru
– Jednostavnije pretraživanje, jer stare račune ne morate tražiti po raznim registratorima
– Bolja kontrola autorizacije, jer elektroničke račune može slati i primati samo osoba koja zna lozinku za prijavu u sustav elektroničkih računa
– Niži troškovi poslovanja, jer je elektronički račun danas jeftiniji čak i od poštanske marke.
Nepromjenjivost i izvornost elektroničkog računa
Da bi zadovoljio zakonske uvjete, elektronički račun mora biti takav da se u njegovom životnom vijeku od 11 godina (koliko se mora čuvati) može dokazati njegova izvornost i nepromjenjivost.
Račun poslan email-om u PDF formatu, koji nije potpisan digitalnim certifikatom i nije ovjeren elektroničkim vremenskim žigom, nije valjani elektronički račun. Za tako izdan račun ne može se naknadno ustanoviti stvaran trenutak njegovog nastanka niti se može sa sigurnošću utvrditi da u njemu nisu naknadno mijenjani podaci.
S obzirom na složenost postupaka ovjere dokumenata digitalnim certifikatom i vremenskim žigom, kao i na složenost informacijskih sustava koji trebaju osigurati isporuku, čuvanje i nepromjenjivost arhive, samostalno izdavanje i čuvanje elektroničkih računa nije lagan zadatak za većinu tvrtki. Znatno je jednostavnije, i u konačnici jeftinije, koristiti gotova rješenja koja već postoje na tržištu.
moj e-Račun
moj e-Račun je sustav za slanje i primanje elektroničkih računa kojeg je izgradila tvrtka Elektronički računi.
Za korištenje sustava moj e-Račun, potrebno je prvo izvršiti registraciju na stranicama www.moj-eracun.hr.
FINA B2B (za poslovne subjekte)
sustav za slanje i primanje elektroničkih računa za poslovne subjekte kojeg je izgradila FINA.
Za korištenje sustava FINA B2B, potrebno je pribaviti aplikacijski certifikat koji izdaje FINA i popuniti pristupnicu. Primjer popunjenog zahtjeva za certifikat možete vidjeti ovdje, a prazan obrazac koji možete popuniti je ovdje
Više informacija možete pronaći na stranicama FINA
FINA B2G (eRačun za državu)
sustav za slanje i primanje elektroničkih računa prema državnim primateljima kojeg je izgradila FINA.
Za korištenje sustava FINA B2G, potrebno je pribaviti aplikacijski certifikat koji izdaje FINA i popuniti pristupnicu. Primjer popunjenog zahtjeva za certifikat možete vidjeti ovdje, a prazan obrazac koji možete popuniti je ovdje
Više informacija možete pronaći na stranicama FINA
HT EDI
HT EDI je sustav za slanje i primanje elektroničkih računa kojeg je izgradila tvrtka HT.
Za korištenje sustava HT EDI, potrebno je pribaviti aplikacijski certifikat koji izdaje FINA i aktivirati uslugu kod HT-a. Primjer popunjenog zahtjeva za certifikat možete vidjeti ovdje, a prazan obrazac koji možete popuniti je ovdje
Više informacija možete pronaći na stranicama HT-a , a aktivaciju usluge možete napraviti ovdje
ePoslovanje
ePoslovanje je sustav za slanje i primanje elektroničkih računa kojeg je izgradila tvrtka Pondi.
Za korištenje sustava ePoslovanje, potrebno je prvo izvršiti registraciju na stranicama www.eposlovanje.hr.
eFAKTURA
eFAKTURA je sustav za slanje i primanje elektroničkih računa kojeg je izgradila tvrtka mStart.
Za korištenje sustava eFAKTURA, potrebno je prvo izvršiti registraciju na stranicama www.efaktura.hr.
ePortal
ePortal je nova funkcija u programu Synesis, a aktivira se pritiskom na tipku F5:ePortal. ePortal je zamišljen kao budući centar za sve oblike elektroničke komunikacije s vanjskim okruženjem, a u ovom trenutku u njemu se nalaze alati za pristup sustavima za eRačune
ePortal omogućuje potpunu integraciju programa Synesis sa gore navedenim sustavima, jer kroz njega možete primati i automatski knjižiti ulazne račune, te vidjeti sve poslane račune (ovisno o sustavu)
Slanje računa iz programa Synesis
Kod sustava eFAKTURA i FINA B2G, prilikom izrade računa, program će vam posebnom ikonom označiti partnere i račune koje možete poslati kroz sustav eFAKTURA. Ako u ePortalu aktivirate opciju automatskog slanja elektroničkih računa, onda nećete niti morati voditi brigu o tome kako šaljete pojedini račun.
Kod sustava moj e-Račun, partnere kojima želite slati eRačune potrebno je ručno dodati na popis.
Prilikom naknadnog ispisa elektroničkog računa na papir, ispod naziva i rednog broja računa nalazi se oznaka da je račun poslan elektroničkim putem kao i njegov identifikacijski broj.
Automatsko knjiženje ulaznih elektroničkih računa
U programu Synesis, kod ulaznih elektroničkih računa, dovoljan je samo jedan klik na gumb ‘Knjiži URA’ i program automatski otvara novi dokument URA i u njega prebacije SVE PODATKE iz računa, nako čega ga je potrebno samo pospremiti. To je sve što treba napraviti da bi se proknjižio račun.
U popisu ulaznih elektroničkih računa, dodan je stupac ‘URA’ u kojem kod svakog računa stoji URA broj pod kojim je knjižen u programu Synesis. Na ovaj način vrlo lako možete utvrditi ima li još neki ulazni račun koji nije proknjižen u knjizi URA, jer takav račun neće imati svoj URA broj.
Knjigovođama napominjemo da se članom sustava može postati čak i ako se ne šalju elektronički računi, nego se samo primaju. Primanje elektroničkih računa je besplatno, a njihovo knjiženje je potpuno automatizirano u programu Synesis. Ovo je velika prednost, posebno za knjigovodstvene servise, koji u sustavu mogu preuzimati račune za sve svoje klijente.
Napominjemo da korištenje svih sustava predstavlja poslovno-pravni odnos isključivo između vas i tvrtke vlasnika sustava.
Pupilla d.o.o. napravila je integraciju programa Synesis sa sustavima eFAKTURA, moj e-Račun, FINA B2G, FINA B2B i HT EDI kako bi svim svojim korisnicma omogućila da na najefikasniji i najjeftiniji mogući način koriste prednosti modernog elektroničkog poslovanja.
Klasifikacija roba i usluga
https://porezna-uprava.gov.hr/hr/klasifikacija-roba-i-usluga/7718
Pozivamo obveznike primjene Zakona o fiskalizaciji da u pripremnom razdoblju do kraja 2025. godine povežu listu svojih roba i usluga s Klasifikacijom proizvoda po djelatnostima Republike Hrvatske, 2025. (dalje u tekstu: KPD 2025.). Podaci o stavkama roba i usluga u eRačunu povezivat će se s ispravnom klasifikacijskom oznakom od najmanje šest znamenki.
KPD 2025. je središnja klasifikacija proizvoda i statistički standard koji se koristi za prikupljanje i objavu podataka koji zahtijevaju razinu proizvoda te za međunarodnu razmjenu podataka. Potpuno je usklađena sa Statističkom klasifikacijom proizvoda po djelatnostima - CPA 2.2 Europske unije (Statistical Classification of Products by Activity, Version 2.2).
Pretraživanje KPD 2025. je dostupno putem KLASUS aplikacije na stranicama Državnog zavoda za statistiku. Ona nudi mogućnost pregledavanja i pretraživanja klasifikacija prema nazivu i šifri, omogućuje prikazivanje pojedinačnih elemenata klasifikacija, njihove nazive, objašnjenja ili indekse, ako postoje. Na poveznici preuzmite slikovni prikaz preuzimanja kataloga i pretrage klasifikacijskih oznaka u aplikaciji KLASUS, a za pomoć u primjeni klasifikacije dostupna je email adresa [email protected].
