22/05/2024
ASSISTANTE DE DIRECTION
INTITULE DU POSTE : Assistant de Direction
Date limite de dépôt de candidature: le 31 Mai 2024
Vos CV sont attendus par courriel à l’adresse : [email protected]
Nombre de postes : 03
MISSION
L’Assistant (e) ou Secrétaire de Direction est rattaché à un Directeur, un Cadre, plusieurs responsables ou parfois un service entier. Il prend charge des missions très larges et très variées : de la gestion à la communication interne et externe, en passant par l’administratif, le planning, les appels téléphoniques, le courrier, etc.
I- LES ATTRIBUTIONS D’UN ASSISTANT DE DIRECTION
I-1. Gestion de l’administration
Cette première mission correspond à toutes les tâches traditionnelles d’une secrétaire. De même il devra :
- Optimiser la gestion de l’activité de la Direction (planning et gestion de l’agenda, gestion du courrier, organisation des déplacements du manager, préparation de réunions, accueil, etc)
- Accueillir les visiteurs de l’entreprise ;
- Gérer les appels téléphoniques ;
- Gestion du courrier : préparer, rédiger les courriers émanant de la direction et expédier aux concernés ; réceptionne et met en état les correspondances, etc.
- Organiser et Coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la Direction ;
- Prendre en charge le suivi des dossiers spécifiques ou d’évènement spécifiques (organisation ders réunion statuaires, comités de direction ;
- Gérer l’agenda du supérieur hiérarchique.
II-2. Gestion des réunions
En amont des réunions, l’assistant de direction détermine l’ordre du jour, fixe la date, l’heure et la place où elles vont se dérouler. Ensuite, il s’occupe d’informer les entités concernées. L’Assistant de Direction prépare alors les dossiers ainsi que les supports de communication à utiliser. Durant la réunion, il prend les notes, après rédige les comptes-rendus et fait parvenir les procès-verbaux à qui de droit.
…/-
III-3. Tri et archivage des documents
- Gérer le fond documentaire de sa direction ;
- Tenir, classer et archiver les comptes rendus de toutes les réunions auxquels sa direction est impliquée ;
II- PRINCIPAUX DOCUMENTS PRODUITS AU POSTE
Il s’agit des :
- Parapheurs signés
- Notes de service et circulaires
- Diverses correspondances
- Rapports d’activités
- Plan d’action
- Documents de voyage
- Courriers traités
- Documents classés et archivés
- Dossiers traités
III- REFERENTIEL DE COMPETENCE DU POSTE
Pour le profil recherché, c’est une combinaison de base solide en secrétariat et de connaissances en droit ou gestion : BAC G1 + DEUG/licence en droit, CAP sténodactylo/probatoire G1 + capacité en droit ou Bac G1/BTS secrétariat avec expérience certaine dans une étude d’Avocat ou direction du contentieux.
Compétence technique : l’assistant de direction doit maitriser tous les supports de Communication et bureautique tel que : téléphone, Word, Excel, Powerpoint, Internet et e-mail. La maîtrise aussi bien du français écrit que de l’anglais écrit et oral s’avère un plus.
Compétences personnelles : Une bonne présentation, une grande aisance relationnelle.
L’assistant de direction doit faire preuve de :
- Réactivité :
- Sens de la diplomatie
- La discrétion
- Capacité d’adaptation
- Curiosité
- Confiance en soi
- Maîtrise de soi
- Autorité et responsabilité
- Sens de l’innovation
- Ouverture d’esprit
- Organisation et méthode
- D’esprit d’initiative
