14/04/2015
ERROS MAIS COMUNS EM DOCUMENTOS DE PAGAMENTOS: (última fase do processo de saída dos recursos públicos) suporte técnico: e-mail - [email protected]
1. NOTA FISCAL
1.1 Nota Fiscal com rasuras - origem principal: carimbos em campos contendo dados
1.2 Nota Fiscal com validade vencida (quando emitida em processo de talão ou formulário contínuo - vide data de validade)
1.3 Nota Fiscal emitida fora do prazo de vigência do convênio
1.4 Nota Fiscal aceita com obras, bens e serviços não aprovados no Plano de Trabalho original ou nos Planos Complementares
1.5 Nota Fiscal emitida como BENS, quando a Lei define como SERVIÇOS (Lei Complementar Federal 116/2003)
1.6 Nota Fiscal emitida como SERVIÇOS, quando a Lei define como BENS (Lei do Regulamento do ICMS de cada Estado)
1.7 Nota Fiscal emitida em talão ou formulário contínuo, como venda de BENS, quando o Estado já definiu como obrigatória a emissão da Nfe (ver atividades enquadradas no site da Fazenda do Estado)
1.8 Nota Fiscal emitida em talão ou formulário contínuo, como venda de SERVIÇOS, quando o Municipio já adotou como obrigatória a emissão da NFSe (ver site do Município)
1.9 Nota Fiscal Eletrônica aceita no DANFE, quando a Lei obriga a autenticidade no site da Receita Federal (www.nfe.fazenda.gov.br)
1.10 Nota Fiscal emitida com o CFOP - Codigo Fiscal de Operações errado (ver tabela de CFOPs)
1.11 Nota Fiscal aceita sem o processo licitatório correto (Ver Lei 8666/93)
1.12 Nota Fiscal aceita sem a verificação do cadastro fiscal do fornecedor (nome, endereço, atividade CNAE, regularidade fiscal, etc)
1.13 Nota Fiscal aceita sem as condições aceitas na licitação (certificado de garantia, frete incluso, descrição correta dos produtos e serviços, retenção de impostos, cálculo dos impostos, prazos, etc)
1.14 Nota Fiscal aceita após o pagamento realizado
1.15 Obra, bem ou Serviço aceito sem Nota Fiscal (emissão de boleto, fatura, duplicata, orçamento, cupom fiscal, oficio ou recibo de doação recebida, etc)
1.16 Observar que determinados serviços, mesmo que emitido por Nota Fiscal, pode haver retenções de tributos (ISS, IRPJ, entre outros) (ver Código Tributário do Municipio e, Dec. 3000/99 da Rec.Federal)
1.17 O Cupom Fiscal pode substituir a Nota Fiscal, nos casos de compras de valor abaixo de R$ 800,00, desde que não seja aquisição de bem patrimonial e, contenha o CNPJ do órgão comprador.
2. FATURA
2.1 Documento que informa apenas o vencimento das Notas Fiscais faturadas num determinado periodo. Não substitui a Nota fiscal como documento de fornecimento de material ou serviço
3. DUPLICATA
3.1 Documento que faz a quitação da fatura ou Nota Fiscal. Não substitui a Nota Fiscal como documento de fornecimento de material ou serviço.
3.2 Observar que o Boleto Bancário tem a mesma funcionalidade da Duplicata e não substitui a emissão da Nota Fiscal.
4. RECIBO OU RPA - Recibo de Pagamento a Autônomo
4.1 Recibo é válido como documento de liquidação apenas para serviços de Pessoa Fisica, desde que plenamente identificado o valor em Reais, o valor por extenso, os detalhes do serviço, o prestador
4.2 Recibo tem retenção obrigatória de tributos, conforme o tipo de serviço e valor (ver Código Tributário do Municipio, Regulamento do INSS, Tabela de retenção IRPF)
4.3 Observar que muitos produtos e serviços autônomos já podem ter emissão de Nota Fiscal (ver: www.portaldoempreendedor.gov.br e consultar MEI - Micro Empreendedor Individual)
5. DIARIAS
5.1 As Diárias devem seguir a normatização do Tribunal de Contas da União e deve vir acompanhado no mínimo dos seguintes documentos:
a) Enquadramento do valor das diárias nos limites estabelecidos no convênio, quando este existir, ou no limite da regulamentação interna do órgão, quando não existir convênio;
b) Justificativa da viagem, assinada pelo beneficiário da diária e pela autoridade superior;
c) Relatório de viagem, após a realização desta, com detalhes das atividades realizadas, assinadas pelo beneficiário e pela autoridade superior;
d) Comprovação de viagem, com um ou mais documentos, tais como: cópia do certificado, cópia da lista de presença, protocolo de visita ao órgão visitado, foto do evento, copia de despesa no local.
6. PASSAGEM
6.1 As passagens utilizadas devem ser encaminhadas junto às diárias e, devem ser comprovadas a sua utilização pelo beneficiário, com o ticket de bagagem, cópia do bilhete de embarque ou outro doc
6.2 Observar que as passagens quando não utilizadas, devem ser devolvidas juntamente com os valores das diárias.
7. OUTROS DOCUMENTOS
7.1 O Invoice é um documento internacional que substitui a Nota Fiscal Brasileira e, portanto, serve como comprovação para as compras de materiais e serviços no exterior
7.2 Observar a conversão da moeda estrangeira para os Reais $, na cotação legal do dia da prestação de contas.
8. DEVOLUÇÃO DE PAGAMENTOS
8.1 Qualquer pagamento impugnado pela não aceitação do documento pela controladoria interna, ou ordenador de despesa, ou responsável pela prestação de contas, deve ter seu valor devolvido
8.2 Toda devolução de valores deve estar atualizado financeiramente pela taxa da poupança de cada mês, capitalizada mensalmente, até a data da liquidação parcial ou total da dívida;
8.3 Na impossibilidade de identificação dos responsáveis nas fases anteriores ao pagamento (liquidação, contratação, licitação), o responsável será o títular do órgão convenente;
8.4 A responsabilidade é solidária entre os diversos prepostos, devendo ser notificados todos os envolvidos nas operações anteriores ao pagamento, mediante extrato detalhado;
8.5 Encerrando-se o prazo do convênio ou o exercício fiscal, o último extrato de dívida deve ser enviado aos órgãos de fiscalização competentes, para complementação da prestação de contas.
8.6 O não procedimento acima pelo responsável do controle interno ou da prestação de contas, poderá ser solidário na ação de restituição dos valores aos cofres públicos.
