06/06/2026
PHÂN BIỆT MỘT SỐ LOẠI HỢP ĐỒNG VÀ NGHĨA VỤ BHXH TRONG DOANH NGHIỆP
I. NGUYÊN TẮC CHUNG
Việc có phải tham gia BHXH bắt buộc hay không được xác định dựa trên bản chất quan hệ giữa các bên theo quy định pháp luật, không phụ thuộc vào tên gọi của hợp đồng.
Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ chứng minh tính chất công việc, kết quả thực hiện, chứng từ thanh toán và hồ sơ thuế để phục vụ việc giải trình với cơ quan BHXH, Thuế và Thanh tra lao động.
II. MỘT SỐ HÌNH THỨC HỢP ĐỒNG THƯỜNG GẶP
1. Hợp đồng thử việc
Áp dụng đối với người lao động được tuyển dụng để đánh giá năng lực trước khi giao kết hợp đồng lao động chính thức.
Thời gian thử việc tối đa:
* 180 ngày đối với người quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
* 60 ngày đối với công việc yêu cầu trình độ cao đẳng trở lên.
* 30 ngày đối với công việc yêu cầu trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ.
* 06 ngày làm việc đối với các công việc khác.
Hồ sơ cần có:
* Hợp đồng thử việc hoặc điều khoản thử việc trong hợp đồng lao động.
* Hồ sơ tuyển dụng.
* Bảng đánh giá kết quả thử việc.
* Chứng từ thanh toán tiền lương thử việc.
Lưu ý:
Nếu ký hợp đồng lao động có nội dung thử việc thì vẫn phát sinh nghĩa vụ BHXH theo quy định hiện hành.
2. Người lao động làm việc không đủ điều kiện tham gia BHXH theo quy định từng thời kỳ
Doanh nghiệp cần rà soát quy định BHXH hiện hành tại thời điểm sử dụng lao động để xác định nghĩa vụ tham gia BHXH.
Không nên mặc định rằng người lao động làm dưới 14 ngày công trong tháng thì không thuộc diện đóng BHXH, bởi quy định này đã có sự thay đổi qua các giai đoạn pháp luật khác nhau.
Hồ sơ cần có:
* Hợp đồng lao động.
* Bảng chấm công.
* Bảng lương.
* Hồ sơ nghỉ việc, nghỉ không lương (nếu có).
* Chứng từ thanh toán lương.
3. Hợp đồng giao khoán công việc
Là quan hệ dân sự, theo đó bên nhận khoán tự tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm hoàn thành sản phẩm hoặc công việc đã cam kết.
Đặc điểm:
* Doanh nghiệp quản lý kết quả, không quản lý quá trình làm việc.
* Không chấm công.
* Không quy định giờ làm việc.
* Không áp dụng nội quy lao động như đối với người lao động.
* Bên nhận khoán tự chủ về nhân lực, phương tiện và phương thức thực hiện.
Hồ sơ cần có:
* Hợp đồng giao khoán.
* Đề nghị giao việc hoặc mô tả công việc.
* Biên bản nghiệm thu.
* Biên bản bàn giao sản phẩm.
* Chứng từ thanh toán.
Rủi ro:
Nếu doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc, địa điểm làm việc và trả thù lao cố định hàng tháng thì hợp đồng giao khoán có thể bị xác định lại thành hợp đồng lao động.
4. Hợp đồng đào tạo nghề, học nghề
Áp dụng đối với người được doanh nghiệp đào tạo nghề trước khi làm việc chính thức.
Nội dung cần thể hiện:
* Nghề đào tạo.
* Thời gian đào tạo.
* Địa điểm đào tạo.
* Chi phí đào tạo.
* Quyền và nghĩa vụ của các bên.
Hồ sơ cần có:
* Hợp đồng đào tạo nghề/học nghề.
* Chương trình đào tạo.
* Danh sách học viên.
* Biên bản đánh giá kết quả đào tạo.
* Chứng từ chi trả hỗ trợ (nếu có).
Lưu ý:
Người học nghề thực chất tham gia trực tiếp vào hoạt động sản xuất kinh doanh như người lao động thông thường có thể phát sinh nghĩa vụ lao động và BHXH theo thực tế sử dụng.
5. Thỏa thuận thực tập sinh
Áp dụng chủ yếu đối với sinh viên đang học tập tại các cơ sở đào tạo.
Đặc điểm:
* Mục tiêu chính là học tập, trải nghiệm.
* Có thể có hoặc không có hỗ trợ tài chính.
* Thời gian thực tập phù hợp kế hoạch đào tạo của nhà trường.
Hồ sơ cần có:
* Thỏa thuận thực tập.
* Giấy giới thiệu hoặc xác nhận của trường (nếu có).
* Kế hoạch thực tập.
* Nhật ký hoặc báo cáo thực tập.
* Biên bản đánh giá kết quả thực tập.
* Chứng từ hỗ trợ chi phí (nếu có).
6. Hợp đồng cộng tác viên
Thường áp dụng đối với các hoạt động môi giới, giới thiệu khách hàng, bán hàng theo hoa hồng, phát triển thị trường hoặc các công việc mang tính độc lập.
Đặc điểm:
* Không chịu sự quản lý trực tiếp như người lao động.
* Không chấm công.
* Không quy định giờ làm việc cố định.
* Thu nhập chủ yếu dựa trên kết quả hoặc doanh số.
Hồ sơ cần có:
* Hợp đồng cộng tác viên.
* Bảng xác nhận doanh số hoặc kết quả công việc.
* Bảng tính hoa hồng.
* Biên bản xác nhận kết quả thực hiện.
* Chứng từ thanh toán.
Rủi ro:
Nếu cộng tác viên làm việc toàn thời gian, chịu sự điều hành và quản lý thường xuyên của doanh nghiệp thì có thể bị xác định là quan hệ lao động.
III. HỒ SƠ CHUNG NÊN LƯU GIỮ
Đối với các quan hệ không phải hợp đồng lao động, doanh nghiệp nên lưu giữ:
* CCCD hoặc giấy tờ tùy thân.
* Hợp đồng ký kết.
* Hồ sơ giao việc.
* Biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận kết quả công việc.
* Bảng tính tiền công, thù lao, hoa hồng.
* Chứng từ chuyển khoản hoặc phiếu chi.
* Hồ sơ khấu trừ và kê khai thuế TNCN.
IV. LƯU Ý VỀ THUẾ TNCN
Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dịch vụ, cộng tác viên, giao khoán:
* Doanh nghiệp khấu trừ 10% thuế TNCN đối với khoản chi trả từ 2 triệu đồng/lần trở lên theo quy định hiện hành.
* Trường hợp cá nhân đủ điều kiện và nộp Cam kết theo mẫu quy định thì doanh nghiệp có thể tạm thời chưa khấu trừ thuế.
* Cuối năm thực hiện cấp chứng từ khấu trừ thuế và quyết toán theo quy định.
V. KHUYẾN NGHỊ QUẢN TRỊ RỦI RO
Doanh nghiệp không nên sử dụng các loại hợp đồng dân sự chỉ nhằm mục đích tránh đóng BHXH.
Khi cơ quan chức năng kiểm tra, yếu tố quyết định không phải tên hợp đồng mà là thực tế sử dụng lao động, bao gồm:
* Sự quản lý, điều hành của doanh nghiệp.
* Thời gian và địa điểm làm việc.
* Việc chấm công.
* Hình thức trả công.
* Sự phụ thuộc của người thực hiện công việc vào doanh nghiệp.
Nếu các yếu tố trên thể hiện bản chất là quan hệ lao động thì doanh nghiệp có thể bị truy thu BHXH, BHYT, BHTN, tiền chậm đóng và xử phạt vi phạm hành chính.
