Lean RPA by Thaibpm

01/11/2021

หลายกิจการสอบถามว่าต้องการทำ Six Sigma

ก่อนจะเริ่มต้นทำ Six Sigma เรามาดูก่อนมั้ยว่าองค์กรของเรามีความจำเป็นที่จะไปใช้หรือยัง และมีความพร้อมในการจะใช้หรือยัง

ดังนั้นถ้าเราต้องการเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กรเป็นแบบ Six Sigma มันไม่ใช่การอบรมในห้องเรียนแล้วคุณจะได้สิ่งที่ต้องการ แต่มันต้องนำมาใช้งานร่วมกัน สร้างการยอมรับในการใช้ข้อมูลนำความรู้สึกส่วนตัว ตัดการใช้อำนาจในการสั่งการ แต่ใช้ข้อมูลในการกำหนดทิศทางองค์กร

Six Sigma จึงไม่ใช่เพียงวิชาสิถิติ แต่มันคือการสร้างสังคมแห่งข้อมูล

28/10/2021

ความเข้าใจผิดเกี่ยวกับ RPA

หลายคนเริ่มสนใจนำระบบ RPA ไปใช้ในงานของตนเองมากขึ้น และคาดหวังว่าระบบจะสามารถเป็นเครื่องมือวิเศษที่ดลบันดาลให้ความทุกข์ต่างๆหายไป แต่วันนี้ผมอยากจะขอแชร์ข้อจำกัดที่หลายคนอาจจะยังไม่รู้

1.ระบบ RPA ไม่ได้ขนข้อมูลได้รวดเร็ว หากเปรียบเทียบกับการส่งผ่าน API ที่ส่งข้อมูลได้จำนวนมาก เพราะ RPA มีขั้นตอนการทำงานเลียนแบบคน คือการดูข้อมูลผ่านหน้าจอ และค่อยๆนำข้อมูลทีละหน้านำไปใช้งาน อาจจะไปสร้างเป็น output file หรือเก็บไว้ใน Database

2.ระบบ RPA มีข้อจำกัดเรื่องความแม่นยำในการอ่านข้อมูล และนำไปกรอกในระบบอื่น ยกตัวอย่างเช่น หากต้องการเอาข้อมูลชื่อ วรรคด้วยนามสกุล เวลาระบบ RPA อ่านจะอ่านเจอวรรค แล้วจะตัดสินใจว่าข้อมูลถัดไปต้องเป็นนามสกุลแน่นอน แต่ถ้าเกิดเราพิมพ์วรรค 2 วรรค ระบบอาจจะทำงานผิดพลาดดึงข้อมูลมาไม่สมบูรณ์

3.ระบบ RPA หากต้องทำงานร่วมกับ Application อื่นทั้งการอ่าน input หรือการกรอกข้อมูลลงในระบบปลายทาง หาก Application เหล่านั้นไม่ Stable อาจจะส่งผลต่อการทำงานของระบบ RPA ได้เช่นกัน แม้ข้อผิดพลาดนั้นไม่ได้เกิดจาก RPA แต่ก็ทำให้ไม่สามารถทำงานต่อได้ และเกิด Downtime ดังนั้นเราต้องพิจารณาเรื่อง Application ที่เกี่ยวข้องด้วย

4.ข้อจำกัดเรื่องการอ่านภาษาไทย หลาย RPA Platform มีข้อจำกัดนี้เพราะผู้พัฒนาใช้ภาษาอังกฤษเป็นพื้นฐาน ดังนั้นต้องตรวจสอบก่อนเลือกระบบมาใช้งาน

5.ข้อจำกัดในการอ่านข้อมูลภาพ หลายครั้งเราต้องการให้ RPA อ่านข้อมูลภาพ หรือการเขียนด้วยลายมือ บางครั้งหากไม่ใช่ตัวพิมพ์ระบบมีความแม่นยำน้อยมาก ซึ่งต้องมีขั้นตอนให้คนมาช่วยตรวจสอบอีกครั้งหนึ่ง ซึ่งหากเทียบกับให้คนอ่านอาจจะเร็วกว่าเสียด้วยซ้้ำ

6.ข้อจำกัดในการเข้าใจเนื้อหาที่อ่าน การอ่านของ RPA จะเป็นการอ่านแบบไม่มีวิจารณาญาณแบบคน เช่น หากเราเขียนคำว่า บริษัท กับอีกอันเขียน บ. ระบบ RPA จะมองว่าเป็นคนละคำ คนละแบบ แต่บางครั้งการเขียนของคนก็บังคับยาก เราต้องออกแบบ format ให้มีการกรอกที่รัดกุม เพื่อลดข้อผิดพลาดเหล่านี้

ทั้งนี้ข้อจำกัดเหล่านี้อาจลดลงได้หากมีการเขียนโปรแกรมเพิ่มเติมเพื่อให้ระบบมีการทำงานที่ฉลาดมากขึ้น แต่นั่นก็หมายถึงต้นทุนในการพัฒนาที่สูงขึ้นเช่นกัน

20/10/2021

สาเหตุสำคัญของความล้มเหลวของ Lean Financial Process

1.Empowerment ในโรงงาน พนักงานทุกคนต้องช่วยกันทำงานให้ผลิตได้เร็วที่สุด และได้มาตรฐาน ไม่ได้จำกัดอำนาจการตัดสินใจไว้ที่กลุ่มบุคคล

ยกตัวอย่างเช่น การตัดสินใจขึ้น Production line พนักงานระดับล่างสามารถตัดสินใจหยุด หรือเริ่มการผลิตได้ ถ้าได้ข้อมูล Process Capability ว่ามากกว่า 1.33 ถ้ามากกว่า สามารถเริ่มทำงานได้ทันที ไม่ต้องรอ วิศวกร หรือ Plant Manager

การมอบอำนาจ การไว้ใจสำคัญมากเพราะการตัดสินใจจะไม่ไปกระจุกที่จุดเดียว ที่จะเกิดความล่าช้า ลองนึกภาพซิครับ ถ้าต้องเอาเอกสารคนป่วยทั้งโรงพยาบาลไปให้ผู้อำนวยการโรงพยาบาลอ่าน และตัดสินใจทั้งหมด แล้วจะมีหมอ มีพยาบาลไปทำไม

2.Activity Base Costing ในโรงงานการทำกิจกรรมใดๆ หรือการลงทุนใดๆ เขาจะมีการคำนวณต้นทุนรายกิจกรรม เช่น การทำ product รุ่นนี้ มีวิศวกรเข้ามากี่คน กี่วัน และหน่วยงานอื่นๆเข้ามาร่วมกัน จะถูกวิเคราะห์ออกมาเป็นต้นทุนแบบ Activity Base Costing ทำให้ทราบว่ากิจกรรมไหนต้นทุนสูง และต้องนำมาลดต้นทุนในการดำเนินงาน

ตรงกันข้ามกับสายบริการ ที่คำนวณต้นทุนแบบเฉลี่ย เอากำไรของที่มีมาก ไปถัวเฉลี่ยกับ product ที่ขาดทุน หรือ สร้างกิจกกรมที่ต้นทุนสูง แล้วเอาไปฝังไว้ใน product ที่กำไรสูง ดังนั้นเราจะมองไม่เห็นว่ากิจกรรมไหนควรแก้ไข สุดท้ายต้นทุนพอกพูน จนแก้ไขลำบาก เพราะมองไม่เห็น

ยกตัวอย่างเช่น หากมี product ตัวหนึ่งสร้างรายได้ปีละ 100 ล้านบาท แต่ต้องการลงทุนในการทำระบบไอทีราคา 200 ล้านบาท ซึ่งถ้าเป็นโรงงานจะพยายามหาทางใช้วิธีการอื่น แต่พอเป็นสายการเงิน ต้นทุนเหล่านี้จะถูกถัวเฉลี่ยไปที่ Product ตัวอื่นที่รายได้สูง กำไรดี ดังนั้นเราจะไม่ระมัดระวังการใช้จ่ายเงินมหาศาล จนกว่าภาพรวมสถานะทางการเงินจะเริ่มย่ำแย่

3.Focus process not people ในโรงงงานเราสามารถเปิดเวทีแลกเปลี่ยนกันด้วยการใช้ข้อมูล โดยไม่ได้เน้นว่าใครเป็นคนพูด แต่เน้นที่ข้อมูลที่ถูกนำเสนอ ว่าน่าเชื่อถือหรือไม่

แต่พอเป็นสายการเงิน การนำเสนอหลายอย่างไม่ได้ใช้ข้อมูล แต่ใช้ประสบการณ์และวิจารณาญาณของคน บางครั้งก็ขาดการชี้แจงตรรกะในการตัดสินใจ แต่ถ้าเป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจ เราเองก็ไม่กล้าที่จะถามถึงหลักคิด และวิธีตัดสินใจเพราะเกรงว่าจะเป็นการไม่ให้เกียรติกัน

ยกตัวอย่างเช่น การคัดเลือกโครงการในการพัฒนากระบวนการ ปกติรามีเกณฑ์การประเมิน ว่าต้องคำนวณ Feasilibity ในการลงทุน แต่ถ้าหากเป็นการตัดสินใจจากผู้บริหารระดับสูง เราเองมักไม่กล้าถามถึงความคุ้มค่าของโครงการนั้น ซึ่งการตัดสินใจอาจจะผิดพลาดก็ได้

4.การเลือกกำหนดทีมงานในการนำที่ผิดพลาด โดยปกติเวลาเราทำเรื่อง Process Improvement เราจะให้คนที่เคยทำโครงการด้านนี้มาพัฒนาศักยภาพของพนักงาน แต่บางครั้งเราอาจจะไม่ได้เลือกที่ประสบการณ์และความสามารถ เราเลือกด้วยตำแหน่งงาน บางครั้งทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ไม่ได้ตามคาด

ยกตัวอย่างเช่น การเอาผู้บริหารระดับสูงมาดำเนินโครงการ แต่อาจจะไม่ได้ผ่านการอบรมมาก่อน จึงทำให้ต้องให้พนักงานท่านอื่นมาทำงานให้แทน พอไม่ได้ชำนาญด้านนั้นงานก็อาจจะออกมาไม่มีประสิทธิภาพ และไม่ได้ผล

ทั้งหมดนี้เป็นเพียงประสบการณ์ที่ผู้เขียนประสบมา อาจจะมีอีกหลายปัจจัยที่เกี่ยวข้อง หวังว่าเพื่อนๆจะนำเอาไปใช้ประโยชน์ได้นะครับ

16/10/2021

13/10/2021

13/10/2021