28/01/2025
Ustawowe okresy przechowywania Dokumentów w Firmie według niemieckiego Prawa Handlowego - § HGB.
Każda firma w tym jednoosobowa Firma budowlana w Niemczech (tzw.Gewerbe) ma obowiązek przechowywania dokumentów księgowych i handlowych przez określony czas. Prawo zwykle przewiduje sześć i dziesięć lat, ale w praktyce istnieją inne ważne terminy. Obowiązek przechowywania rozpoczyna się z końcem roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatnich zmian lub działań w odpowiednich dokumentach.
Dokumenty przechowujemy :
Faktury (np. faktury przychodzące i wychodzące, paragony):
10 lat
Dokumenty rezerwacyjne: 10 lat, § 147 AO
Dokumentacja podatkowa (w tym zapasy, roczne sprawozdania finansowe, sprawozdania zarządu, bilanse otwarcia): 10 lat, art. 147 AO
Otrzymane i wysłane listy biznesowe: 6 lat, § 147 AO
Procesy monitowania: 6 lat, § 257 HGB
Raporty z wydatków podróży: 10 lat, § 257 HGB
Dokumenty aplikacyjne: zwykły, niewiążący okres usunięcia: 6 miesięcy w przypadku odrzucenia kandydata, 3 lata po zakończeniu stosunku pracy w przypadku otrzymania pracy przez kandydata.
Ewidencja czasu pracy (pracownik wewnętrzny i pracownicy tymczasowi): 2 lata, § 16 ust. 2 ArbZG, zwyczajowy, niewiążący okres usunięcia: 3 lata po ustaniu stosunku pracy
Umowy o pracę: 6 lat, § 147 AO, zwykły, niewiążący okres wypowiedzenia: 30 lat po zatrudnieniu (roszczenia emerytalne również dla osób pozostałych przy życiu wygasają po 30 latach od ich powstania)
Wpływy z wynagrodzenia: 10 lat, sekcja 147 AO
Dokumenty dotyczące wypadków przy pracy: 5 lat, § 24 rozporządzenia DGUV 1
Dokumenty dotyczące spraw odpowiedzialności za szkody majątkowe: zwyczajowy, niewiążący okres usunięcia: 10 lat
Dokumenty dotyczące spraw odpowiedzialności cywilnej z tytułu obrażeń ciała lub zdrowia: zwyczajowy, niewiążący okres usunięcia: 30 lat
Umowy: (np. umowa o pracę, umowa leasingu): 6 lat (okres rozpoczyna się po rozwiązaniu umowy), § 267 HGB, § 147 AO.
Zródło: Rechtsberatung der Handwerkskammer HwO 2025 , Betriebsführung. Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).
„Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Jedes Unternehmen ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Der Gesetzgeber schreibt in der Regel sechs und zehn Jahren vor, in der Praxis gibt es jedoch weitere wichtige Fristen. Die Aufbewahrungspflicht beginnt jeweils mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden.” Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)
Quelle: Rechtsberatung der Handwerkskammer HwO 2025 , Betriebsführung. Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)
